Adiós al papel... bienvenida la facturación electrónica

El 87% de los empresarios asistentes a las Jornadas Empresas en Red en Cantabria quiere implantar algún servicio relacionado con las Nuevas Tecnologías en su negocio. Entre ellos, se encuentra la factura electrónica que, aunque solamente el 18% de los asistentes la utiliza en la actualidad, el 84% opina que le puede resultar rentable para su negocio.

Y es que la factura electrónica conlleva una serie de ventajas para el empresario que van más allá de la puramente económica. Junto al ahorro de costes, la e-factura permite reducir los tiempos de gestión y mantener un mayor control de posibles acciones erróneas. Asimismo, mejora la imagen de la empresa, al aparecer como pionera en el uso de las Nuevas Tecnologías, siendo, además, una medida sostenible por la reducción en el uso del papel y de la tinta.

¿Qué es?

La factura electrónica es la representación informática de una factura en papel. Consiste en la transmisión de estos documentos entre un emisor y un receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente a través de certificados reconocidos.

También conocida como factura telemática o digital, tiene la misma validez legal que una factura en papel. Su autenticidad puede quedar registrada por medio de distintos mecanismos aunque el más común suele ser la firma electrónica.

Se trata de una cadena de caracteres, formada por números, letras y símbolos, única para cada conjunto de datos. En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que asegura la integridad de la factura adquiriendo el mismo 'poder' que la firma manuscrita. De este modo, en caso de modificación, la firma es inválida, de lo que avisaría el software.

Realización y envio

La firma electrónica tiene que acompañar siempre a la factura para que ésta tenga validez legal. Lo más frecuente es que el cliente reciba un fichero firmado, es decir, un único documento en el que se incorpora la información legal propia de la factura y que, además, contiene la firma.

Sin embargo, también existen ocasiones en las que el destinatario recibe dos archivos diferentes: uno con la factura y un segundo con la firma. En este caso, es necesario garantizar la correspondencia entre ambos.

El formato de la factura no es estándar. No existe un tipo de archivo único en el que se deben mandar los documentos. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, etc. En el caso de la Agencia Tributaria, por ejemplo, utiliza XML con una estructura determinada conocida como 'Facturae', accesible desde su página web.

En el caso del modo de envío, tampoco existe un método fijo. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, colgándolo en una página web para descargarlo posteriormente, etc. Lo esencial es enviar la factura firmada digitalmente, lo que supone el contenido legal de la factura y su firma.

Para la facturación electrónica es imprescidible el consentimiento expreso del destinatario que puede comunicar, posteriormente, su deseo de volver a recibirlas en papel, decisión que debe ser respetada por el proveedor.

El empresario, por su parte, puede utilizar este método con parte de sus clientes. Además, puede emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para un mismo cliente.