Valdecilla cierra su archivo de papel con la destrucción de 100.000 documentos

Smart Hospital Cantabria (Ferrovial-SIEC), la adjudicataria del contrato de Valdecilla, se encarga de gestionar la destrucción de los más de 100.000 documentos clasificados en una multitud de carpetas amarillas y azules. Las instrucciones vienen del servicio de Admisión y Documentación Clínica del hospital, parcela de la que se ocupa José Luis Bilbao, el que fue gerente de Valdecilla en la anterior legislatura bipartita (PRC/PSOE), que a su vez cumple con el requerimiento trasladado desde el Servicio Cántabro de Salud, que busca liberar espacio en un centro que ahora se abre a nuevos usos. Está recién instalada la Gerencia de Atención Primaria en las plantas séptima y quinta, y aún queda por ocupar la octava, que en las últimas semanas ha sido sometida a una reforma exprés, cuando ya estaba terminada la obra, para sustituir el pladur de las paredes de los despachos por cristaleras.

Las competencias de archivo y almacenamiento quedaron repartidas dentro del escenario de colaboración público-privada fijado en el convenio en 2014. Hace unos días, cuando empezó el movimiento de limpieza de documentos del local de Vargas, donde hay el hueco justo para moverse entre sus repletas baldas, entre el personal que custodia la sala se encendieron las alarmas. Temían que fueran eliminados documentos que en su día no se escanearon y que la pérdida, por tanto, fuera irrecuperable, recordando que la ley 7-2002 de Ordenación Sanitaria de Cantabria establece que «la historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente».

El propio Bilbao se encargó de despejar cualquier atisbo de duda: «En ningún caso se van a perder historias clínicas, porque toda la documentación que hay almacenada en Vargas son expurgos antiguos, que van desde la década de los noventa hasta 2010, y que no tienen relevancia asistencial». Se trata, en definitiva, de documentos anexos a las historias cuyo archivo fue descartado en su día, cuando se fue realizando la criba de lo que había que digitalizar y lo que no. «Estos expurgos se guardaron porque había espacio para hacerlo, por si acaso, pero ya no tiene ningún sentido conservarlos. Desde el año 2010 ningún médico del hospital ha solicitado informes de este almacén».

El voluminoso archivo que alojaba Valdecilla también ha pasado a la historia. «A medida que se ha ido digitalizando, se ha ido eliminando el papel. El contenido clasificado como expurgos no se escaneó porque el mismo 'ruido' que hacía en las estanterías lo haría en formato digital, dificultando el manejo de la información clínica». Bilbao recalca que esta selección es parte del proceso, «si no se hiciera así, algunas historias serían inmensas».

Entre los documentos excluidos figuran, por ejemplo, órdenes médicas para que un paciente se someta a una prueba diagnóstica -se archiva solo el resultado-, comentarios de enfermería, analíticas, informes de partos... Y es aquí en Vargas se conservan también los restos documentales de la antigua Residencia, maternidad de Cantabria durante sesenta años. Guillem Hernández, responsable de Smart Hospital a cargo de la labor de archivo, señala que «las historias de nacimientos, por ejemplo, se guardaban por duplicado, en la de la madre y en la del bebé, pero solo se digitalizó una, por eso la segunda copia es prescindible y se registra como expurgo».

Pero que las comisiones de historia clínica del centro certificaran el fin de la vida útil de toda esta documentación, no le exime de estar sujeta a un minucioso seguimiento hasta su destrucción. «El proceso es lento y delicado porque la cadena de custodia no se puede romper en ningún momento», explica Hernández. Cada carpeta que sale del archivo ha de estar vigilada por el personal que asume ese traslado. «Nadie puede tocar esa información, salvo la empresa encargada de destruirla -en este caso, Amica-, que para ello firma la correspondiente cláusula de confidencialidad», añade. El ritmo de la eliminación está limitado a «unos 20 metros de estantería por día, que equivale a aproximadamente 80 documentos por metro», detalla. Una cantidad determinada «por la capacidad de las máquinas disponibles, que son específicas para esta documentación sensible, pero no son muchas en Cantabria», subraya.

El tránsito hacia la historia digital de todos los pacientes que han pasado por Valdecilla, incluidos los procedentes de otras comunidades autónomas, se inició hace cuatro años. «En la actualidad, el cien por cien de los servicios del hospital tienen digitalizadas sus historias, el último en incorporarse fue Urgencias, justo antes de Navidad», expone Bilbao. Un equipo de 26 profesionales se dedicó de lleno durante veinte meses a la tarea de digitalización de los innumerables documentos archivados en los más de 5.000 metros de estantería del archivo de Valdecilla. Y es ese mismo equipo el que, culminado este trabajo y después de digitalizar también las 22.000 historias clínicas de Tres Mares (Reinosa), está inmerso ahora en los almacenes de los hospitales de Sierrallana y Laredo, donde tienen por delante otras 270.000 historias que transformar a formato digital, una operación que se realizará de forma simultánea en los dos centros y que durará un año.