Eficiencia por responsabilidad y honradez

Uno. Propongo un juego. Se trata de hacer dos listas; en la primera, referida al ámbito público, indicar organismos, dependencias, o puestos, cuya utilidad se considera mínima. La segunda lista se fijará en la organización o empresa en la que trabaja; en este caso, de forma similar, se trata de señalar qué sección, puesto o tarea eliminaría. ¿No estaría bien que esta lógica la desarrollasen todas las organizaciones? Se haría una gran poda al frondoso árbol de la estructura burocrática; eso sí, seguro que muchos se opondrían (recuerden la canción 'Sillón de mis entretelas': «Me quieren quitar el cargo/Yo no me largo/Que este chollo no lo suelto/Me lo he ganao/Tantos años asintiendo/Y hasta aplaudiendo/Y ahora vienen a decirme que me han cesao». Para predicar con el ejemplo, unos amigos, comenzamos a jugar. Enseguida surgió lo conocido: «Suprimiría el Senado». «Reduciría los diputados; y también muchos miembros de los parlamentos autonómicos». «Y sobran concejales». «Muchos se limitan a votar lo que les indican y a aplaudir al líder, diga lo que diga».

En la charla también se suscitaron tres asuntos complejos: ¿Cómo es posible que se construyan edificios y equipamientos sin tener previsto su utilidad y lo que implica su mantenimiento?, ¿cómo no se gestiona la compra y restauración de viviendas que se han dejado sin terminar y otras que se caen por abandono?, ¿es lógico que los que cobran el desempleo no hagan ninguna actividad?

Éramos conscientes de que el contexto animaba a ser exagerados, provocadores y algo demagogos. Admitido lo anterior, se coincidía en que la percepción del ámbito político y su valoración tiene una base real.

En relación con las empresas y organizaciones se dijo:

- «En mi empresa hay demasiados jefes; es comprensible: hay que colocar a muchos familiares y conocidos».

-«Me desesperan las reuniones inútiles. Bueno, sirven para que el jefe esté ocupado y tenga la satisfacción de tener a un grupo de gente que le escuche».

-«Donde trabajo se les ha ocurrido que hagamos una estadística que no sirve para nada. Y también les gusta elaborar planificaciones y protocolos que se quedan en papel mojado».

Se puede objetar que lo anterior responde a lo que se dice, de forma frívola, en la barra del bar, y que en ese contexto es común 'arreglar el mundo'. Pues sí, es cierto, pero tampoco se debe olvidar que es importante 'bajar a la calle' y conocer qué impresiones tiene la población. En Sociología, el Teorema de Thomas, dice: «Si los individuos definen las situaciones como reales, son reales en sus consecuencias». Muchos políticos y dirigentes de organizaciones se olvidan de esto, y no se enteran de cómo palpita la sociedad.

Dos. En la gestión de las organizaciones la lógica debería ser: como existen muchas necesidades y los recursos son escasos, para actuar de manera eficiente, es preciso: 1. Establecer prioridades. 2. Valorar y comparar alternativas (tener presente los recursos disponibles, el tiempo, las dificultades, las consecuencias). 3. Conocer otras experiencias. 4. Escuchar opiniones de los directamente implicados y de observadores externos.

¿Por qué no se actúa de ese modo? En ocasiones simplemente por torpeza. Hay veces que detrás existen egoísmos e intereses personales o grupales: amiguismo, nepotismo, corporativismo.

Es frecuente que al jefe le dé por cambiar los procedimientos que funcionaban bien pero que fueron diseñados por su predecesor. Estos dirigentes provocan desánimo, hacen perder el tiempo y, finalmente, perjudican al conjunto de la organización.

En las organizaciones, algunos departamentos y grupos se comportan de la misma forma que lo hacen los gases: tienden a ocupar todo el espacio; sucede que en lugar de que la necesidad sea la que crea la función y el órgano correspondiente (Lamarck), es el interés-egoísmo el que se utiliza para justificar una sección o departamento.

¿Cómo proceder para evitar el despilfarro de recursos? Hay pasos conocidos: 1. Establecer objetivos. 2. Evaluar, con rigor, las funciones que desarrolla cada puesto de la organización. 3. Analizar los procesos para buscar la eficiencia: eliminar estructuras y suprimir actuaciones inútiles, reducir la burocracia disfuncional. El problema es que, en ocasiones, esta planificación-evaluación se convierte, a su vez, en un proceso inútil; es decir, los evaluadores, en lugar de contribuir a la eficiencia, desarrollan estas tareas para justificar su puesto.

Finalmente, si se quiere que la organización no despilfarre recursos hay que realizar una actuación crítica, hay que señalar que 'el rey está desnudo', hay quer denunciar situaciones que no responden al interés general y que solo se sostienen por el egoísmo de algunos, y, también, hay que denunciar corruptelas.